Sachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer der Behördenleitung, Leitungsstab (EG 9 a TV-L)

Polizeipräsidium Gelsenkirchen
Gelsenkirchen, 04.09.2024

Stellenausschreibung

 

Beim Polizeipräsidium Gelsenkirchen ist im Sachgebiet 1 des Leitungsstabs zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

 

Sachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer der Behördenleitung

(Entgeltgruppe 9 a TV-L)

 

zu besetzen.

Das Polizeipräsidium Gelsenkirchen ist eine Kreispolizeibehörde mit ca. 860 Beschäftigten, davon ca. 720 Beamtinnen und Beamte und 140 Regierungsbeschäftigte. Darüber hinaus ist das Polizeipräsidium Gelsenkirchen eine von zehn Einstellungs- und Ausbildungsbehörden des Landes NRW.

Die Behörde hat mehrere Liegenschaften im Stadtgebiet Gelsenkirchen. Die Hauptliegenschaft mit der Behördenleitung und den Direktionsleitungen befindet sich im nördlichen Stadtteil Buer, wo auch der Leitungsstab ansässig ist. Der Leitungsstab ist neben Strategie und Controlling auch für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zuständig und organisatorisch unmittelbar an die Behördenleitung angebunden.

Das Polizeipräsidium Gelsenkirchen beabsichtigt den Anteil der Frauen in allen Arbeitsbereichen zu erhöhen und ist daher an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich unter Beachtung der vorgesehenen Dienst- und Servicezeiten für Teilzeitbeschäftigte geeignet.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit einer Schwerbehinderung und diesen Gleichgestellten gemäß § 2 Absatz 2 und 3 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX) sowie Menschen mit einer Migrationsgeschichte.

 

Funktion: Sachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer der Behördenleitung, Sachgebiet 1, Leitungsstab

Stellenbewertung: Die Stelle ist mit Entgeltgruppe 9 a gemäß Teil I der EntgO zum TV-L bewertet.

Organisatorische Anbindung/Unterstellung: untersteht dem/der Leiter/in des Sachgebietes 1, Leitungsstab

 

Formale Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder

  
  

  zur/zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten oder

  
  

  kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement oder in einem vergleichbaren Bereich oder

  
  

  Regierungsbeschäftigte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und einer mindestens dreijährigen Diensterfahrung entsprechende Tätigkeiten ausüben

  
  
• Einwandfreies Führungszeugnis

 

Wünschenswerte Voraussetzungen:

• Sehr gute Kenntnisse in den Anwendungsprogrammen Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

  
  

•  

  
  

  Erfahrungen im Chefsekretariat oder als Assistenz der Geschäftsführung

  
  

•  

  
  

  Ausführliche Fachkenntnisse im Bereich der Behördenstrukturen (Kenntnisse über Aufbau und Ablauf), Organisationsgeschick sowie Erfahrungswissen

  
  

 

Erfolgskritische Aufgaben:

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Geschäftsführende Tätigkeiten und Unterstützung der Behördenleitung bei gesellschaftspolitischen Aufgaben in unterschiedlichen Gremien
• Pflege der persönlichen Kontakte der Behördenleitung -intern und extern, gesellschaftlich und politisch-
• Vorbereitung und Koordinierung des Tagesablaufes der Behördenleitung
• Terminplanung/ -vergabe und -überwachung
• Sichtung der persönlichen Posteingänge der Behördenleitung einschließlich Entscheidung hinsichtlich Eilbedürftigkeit
• Bearbeitung und Weiterleitung der Dienstpost
• Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs der Behördenleitung
• Rechercheaufgaben und Informationseinholung
•  Annahme von Telefonaten und Vermittlung an die Behördenleitung sowie telefonische Verbindungsherstellung für ausgehende Anrufe der Behördenleitung
• Verwaltung der Besprechungsräume des Polizeipräsidiums Gelsenkirchen
• Koordination, Zusammenfassung und Steuerung von Informationen bei sachgebietsübergreifenden Arbeitsraten
• Organisation, Betreuung und Bewirtung von Besuchern und Besprechungen der Behördenleitung
• Pflege des Polizeianzeigers

 

Erfolgssichernde Kompetenzmerkmale:

• Analytische Fähigkeiten: Sie können Sachverhalte erfassen und wesentliche von unwesentlichen Informationen unterscheiden.
• Ergebnisorientierung/Leistungsmotivation: Sie handeln zielgerichtet und streben eine hohe und zugleich serviceorientierte Qualität der Arbeit an.

• Organisations- und Planungsfähigkeit: Sie koordinieren und terminieren Arbeitsabläufe und nutzen vorhandene Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitsbereichs.

  
  

• Fachwissen: Sie besitzen die zur Aufgabenbewältigung nötigen Fachkenntnisse. Sie kennen und nutzen vorhandene Informationsquellen und Datenverarbeitungssysteme.

  
  

• Flexibilität im Handeln: Sie zeigen sich beweglich im Umgang mit Zeit und Arbeitsbelastung.

  
  

• Kommunikationsfähigkeit: Sie drücken sich in Wort und Schrift verständlich und präzise aus. Ein sicherer Umgang mit der Standardsoftware (MS-Office) wird vorausgesetzt.

  
  

•  

  
  

  Auftreten/Repräsentation: Sie orientieren Ihr eigenes Verhalten und äußeres Erscheinungsbild an dienstlichen Erfordernissen und treten situationsangemessen auf.

  
  
• Teamfähigkeit: Sie können sich in eine Gruppe integrieren und sind auch bereit, eigene Interessen zurückzustellen.

Bewerbungsfrist:

Interessierte Bewerberinnen und Bewerber, die die erforderlichen Voraussetzungen erfüllen, bitte ich, ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 27.09.2024 mit einer kurzen Übersicht über den bisherigen beruflichen Werdegang entweder auf dem Postweg an das

 Polizeipräsidium Gelsenkirchen
Sachgebiet ZA 21
Rathausplatz 4
45894 Gelsenkirchen

zu richten oder gerne auch per E-Mail oder Fax an:

E-Mail: za21bewerbungen.gelsenkirchen@polizei.nrw.de

Fax: 0209/365-4209

Im Falle einer Bewerbung per E-Mail bitte ich zu beachten, dass die Mailkommunikation nicht auf gesichertem Wege erfolgt und Ihre Bewerbung - inklusive Anlagen - in einem PDF-Dokument einzureichen ist, da Dateianhänge im Office Format vom hiesigen E-Mail-Filter geblockt werden.

Ich mache Sie darauf aufmerksam, dass Kopien ausreichen. Die Bewerbungsunterlagen werden nicht zurück gesandt, sondern im Anschluss an das Auswahlverfahren vernichtet.

Mit der Eingabe Ihrer Bewerbung erklären Sie sich gleichzeitig damit einverstanden, dass erforderliche Daten für die Dauer von drei Monaten nach Abschluss des Ausschreibungsverfahrens gespeichert werden.