Sachbearbeitung Team Serviceleistung/Standortentwicklung(w/m/d)

Der Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen betreut als Einheitsforstverwaltung mit 15 in der Fläche zuständigen Forstämtern als Dienstleister rund 360.000 Hektar privaten und kommunalen Waldbesitz und bewirtschaftet ca. 120.000 Hektar landeseigene Waldflächen. Weiterhin ist Wald und Holz NRW zuständig für die Wahrnehmung von hoheitlichen Aufgaben nach dem Landesforst- und Gemeinschaftswaldgesetz auf der gesamten Waldfläche im Land – ca. 935.000 Hektar

Die Aufgabe des Teams Serviceleistung/Standortentwicklung besteht darin, den Ablauf der Aktivitäten im Büroalltag sicherzustellen. Das Team unterstützt die Kolleginnen und Kollegen und entlastet sie durch Übernahme einer Vielzahl von administrativen Tätigkeiten wie z.B. Büroorganisation, Telefonzentrale und Empfang, zentrale Poststelle, Fuhrparkmanagement, Liegenschaftsangelegenheiten, Bereitstellung von Büromaterialien und -räumen, Rechnungsbearbeitung, Dienstkleidung, Dienstausweise und vieles mehr. Zusätzlich hat das Team Serviceleistung die Erstellung der CO2-Berichte übernommen (Stichwort: Klimaneutrale Landesverwaltung). Insgesamt handelt es sich bei den Tätigkeiten um Querschnittsaufgaben, die zur Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen Dienstbetriebes notwendig sind. Die Mitarbeitenden in dem Team sind auf zwei Standort (Münster und Arnsberg) verteilt. Die Einstellung ist für den Standort in Münster vorgesehen.

Die Ausschreibung richtet sich an Personen, die bisher noch nicht beim Land Nordrhein-Westfalen beschäftigt waren.

Dienstort ist Münster.

 
Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Rechnungssachbearbeitung (Kontieren, Erstellen und Prüfen von Zahlungs- und Buchungsanordnungen und der begründenden Unterlagen / Zahlungszuordnung) für Eingangs- und Ausgangsrechnungen

  
  

• Koordination von Terminen für den Fuhrpark am Standort (TÜV, Wartung, Reinigung, Werkstattaufenthalte etc.)

  
  

• elektronische und analoge Poststeuerung in der zentralen Poststelle von Wald und Holz NRW

  
  

• Entgegennahme und Weitervermittlung von Telefonaten in der zentralen Telefonzentrale von Wald und Holz NRW

  
  

• Besuchendensteuerung im Dienstgebäude Albrecht-Thaer-Straße 34

  
  

• Besprechungsorganisation und -logistik

  
  

• Allgemeine Teamassistenz

  
  

Die Aufgaben sollen wechselseitig in kollegialer Abstimmung mit einer weiteren Mitarbeiterin wahrgenommen werden. Für die Telefonzentrale und den Empfang sind Servicezeiten von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr (14:00 Uhr an Freitagen) vorgesehen.

Ihr fachliches Anforderungsprofil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann (z.B. Bürokommunikation, Büromanagement, Industrie, Groß- und Außenhandel), als Verwaltungsfachangestellte/-r oder vergleichbar

  
  

• sämtliche Arbeitszeugnisse mit mindestens der Note „gut“,

  
  

• Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Kunden

  
  

• sicherer Umgang der relevanten Office-Programme

  
  

• gewandte Ausdrucksfähigkeit und sichere Rechtschreibung

  
  

• Kenntnisse in der Anwendung kaufmännischer Buchführungsprogramme, MACH bevorzugt

  
  

• Fahrerlaubnis Klasse B

  
  

Ihr persönliches Anforderungsprofil:

Im Team Serviceleistung/Standortentwicklung des Landesbetriebs Wald und Holz Nordrhein-Westfalen arbeiten Sie mit anderen Kollegen/-innen im Bereich der Verwaltung zusammen. Erwartet werden vor allem die Fähigkeit zu teamorientierter, kooperativer Arbeitsweise, Motivation, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit.

Gute Auffassungsgabe auch bei komplexen Zusammenhängen, gutes konzeptionelles Denkvermögen und Fähigkeit zu strukturiertem, eigenverantwortlichem Arbeiten, die Bereitschaft und Fähigkeit, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten werden vorausgesetzt. Ein freundliches und sicheres Auftreten sowie eine sichere Ausdrucksfähigkeit, auch in der Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern, ist notwendig.