Sekretär / Sekretärin (m/w/d)

In der Fak. f. Geschichtswissenschaft / Philosophie / Theologie ist die folgende Position zu besetzen:

Sekretär*in (m/w/d)
Kennziffer: Tech24216; Start nächstmöglich; Vollzeit; Vergütung nach E6 TV-L; unbefristet

Die Fakultät besteht aus den Abteilungen Geschichtswissenschaft, Philosophie und Theologie. Zu der 1973 gegründeten Fakultät für Geschichtswissenschaft kamen in den Jahren 1980 die Abteilung Philosophie (Gründung 1971), 2002 die Abteilung Theologie (Gründung 1980) und seit 2022 das Institut für Diakoniewissenschaft und -management (IDWM) mit Sitz in Bethel hinzu. Derzeit studieren an der Fakultät ca. 1.579 Studierende, welche von 28 Professor*innen mit insgesamt 107 Beschäftigten betreut werden. Die Professor*innen der Fakultät sind zudem in einer Vielzahl von exzellenten Forschungsaktivitäten und -projekten engagiert. Zur Verstärkung der Abteilung Geschichtswissenschaft suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*einen Sekretär*in (m/w/d). Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld einzubringen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche und spannende Tätigkeiten mit kurzen Kommunikationswegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur in einem flexiblen Umfeld.

Ihre Aufgaben

• erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter*innen, Gastwissenschaftler*innen und Hilfskräfte der Profilbereiche für Anliegen und Auskünfte aller Art
• administrative und organisatorische Unterstützung der Profilbereiche und des gesamten Teams
• Koordination und Organisation der typischen Abläufe in den Profilbereichen (z. B. Planung und Durchführung von Tagungen, Workshops, Kolloquien, Exkursionen und Dienstreisen, Hotelbuchungen, Reisekostenabrechnungen, Buchungen von Räumen, Terminkoordination und -vereinbarung), Pflege der Prüfungsdatenbank, der Homepage und des eKVV
• Abwicklung der Korrespondenz
• Korrekturlesen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen

Im Rahmen der Wahrnehmung der o. g. Aufgaben ist aufgrund der Internationalisierung und den daraus resultierenden zunehmenden Kooperationen mit dem Ausland teilweise auch die Kommunikation in englischer Sprache (mündlich und schriftlich) erforderlich.

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement)
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (v. a. Rechtschreibung, Grammatik)
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel sowie Erfahrung im Umgang mit E-Mail und Internet-Recherche
• gute Kommunikationsfähigkeit, ausgeprägte Serviceorientierung sowie verbindliches und freundliches Auftreten
• Fähigkeit zum strukturierten und selbständigen Arbeiten
• Teamfähigkeit, soziale Kompetenz, Einsatzfreude, Organisationsgeschick

Das wünschen wir uns:

• Hochschulerfahrung
• Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
• Kenntnisse bzw. Erfahrungen im Umgang mit Homepages
• Kenntnisse im Umgang mit Content-Management-Systemen

Unser Angebot

• Vergütung nach E6 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund), gute Verkehrsanbindung
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: https://uni-bielefeld.hr4you.org/job/apply/3355/sekretaer-in-m-w-d?page_lang=de

Kontakt

• Victoria Karsch
• 0521 106-12931
• victoria.karsch@uni-bielefeld.de

Anschrift

• Universität Bielefeld
• Fak. f. Geschichtswiss., Philosophie u. Theo.
• Victoria Karsch
• Postfach 10 01 31
• 33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.