Teamassistenz in Abteilung IV (m/w/d)

Die Staatskanzlei als Behörde des

Ministerpräsidenten
des Landes Nordrhein-Westfalen

sucht für das Assistenzteam der Abteilung IV „Europa, Internationale Angelegenheiten“ zum 1. Janaur 2025 eine

 

Teamassistenz (m/w/d)

 

Was den Arbeitsplatz besonders macht:

Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.

Die Abteilung Europa und Internationale Angelegenheiten hat die Aufgabe, die internationalen Beziehungen des Landes Nordrhein-Westfalen innerhalb der Europäischen Union und der Welt zu pflegen. Sie fördert die Gestaltung der Entwicklungszusammenarbeit des Landes und die Bundesstadt Bonn als internationalen Standort. Hier werden die Termine, Veranstaltungen und Auslandsreisen des Ministerpräsidenten, des Ministers für Bundes- und Europaangelegenheiten, Internationales sowie Medien des Landes Nordrhein-Westfalen und Chef der Staatskanzlei sowie des Staatssekretärs für Bundes- und Europaangelegenheiten, Internationales sowie Medien, Bevollmächtigter des Landes beim Bund, vor- und nachbereitet.

Sie haben die Chance in einer spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumgebung Nordrhein-Westfalen mitzugestalten. Es erwartet Sie eine interessante und fordernde Tätigkeit nah an der Landespolitik. In Ihrer Tätigkeit werden Sie durch kollegiales Miteinander unterstützt.

Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.

Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.

 

Um welche Aufgaben geht es konkret?

1. Allgemeine Büroassistenz:

• Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Postausgangs (auch im digitalen Verfahren)
• Fertigen von diversem Schriftgut (allgemeine Korrespondenz, standardisierte Schreiben eigenverantwortlich fertigen (u.a. auch Serienbriefe), Statistiken/Tabellen in Excel)
• Kommunikationsassistenz (Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten sowie Scan- und E-Mail-Dienste)
• Recherche/Auskünfte (Datei- und Aktenrecherchen, Internetrecherchen, sonstiges Einholen von Auskünften)
• Besprechungsassistenz (Organisation von Telefon- und Videokonferenzen, Terminierung von Sitzungen, Zusammenstellung von Terminmappen, Raumreservierungen, Organisation des Caterings, Empfang von Gästen)
• Datenmanagement (Pflege von Datensammlungen, Anlegen von Ordnern, Überwachung von Wiedervorlagen)
• Pflege und Aktualisierung von Datensätzen in einer Adressdatenbank (Cobra-Software), Erstellen von Einladungsverteilern, Serienmails und Überwachung von Rückläufen sowie dazugehörige Rechercheaufgaben
• Anlage/Bearbeitung von Veranstaltungen unter Anwendung der Veranstaltungssoftware „Event Manager“
• Dienstreisemanagement (Buchung von Flügen / Zugtickets, Hotelreservierungen, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen)
• Registraturassistenz
• Materialmanagement

 

2. Vertretung im Vorzimmerdienst der Gruppen- bzw. Abteilungsleitung

 

Was bringen Sie mit?

Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

• eine erfolgreich abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Büro- oder Sekretariatstätigkeit im büroorganisierenden bzw. kaufmännischen Bereich oder in der öffentlichen Verwaltung
• hauptberufliche Kenntnisse und Erfahrungen im Sekretariatswesen
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache (Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung)
• sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere in Word, Excel, Outlook
• gute Anwenderkenntnisse im Bereich moderner Kommunikationstechnik (u.a. TelKo/ViKo)

 

Wünschenswert sind:

• Kenntnisse im Bereich der digitalen Arbeit (E-Akte und E-Laufmappe)
• Kenntnisse im Bereich Besprechungs- und Veranstaltungsassistenz
• Erfahrungen in der Anwendung einer Veranstaltungssoftware
• Erfahrung in der Anwendung von großen Adressdatenbanken
• Englischkenntnisse (Europäischer Referenzrahmen: mindestens Level A 2)
• Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung

 

Daneben werden insbesonere folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:

• ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise

  
  

• gute Kommunikationsfähigkeit

  
  

• gute Organisationsfähigkeit

  
  

• Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit

  
  

• freundliches und verbindliches Auftreten

  
  

• Serviceorientierung und Teamfähigkeit

  
  

• zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung

  
  

• Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen

  
  

 

Was wir bieten:

• einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• tarifvertragliche Vergütung (TV-L); auf diesem Arbeitsplatz Entgeltgruppe 6 TV-L
• Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeit der Stellenbesetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells
• sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
• moderne technische Ausstattung
• attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
• gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

 

Hinweise:

In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. Auch eine Besetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells ist möglich.

 

 

Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren:

Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.

Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen -vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.

Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Einwanderungsgeschichte.

Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.

 

Wie können Sie sich bewerben?

Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes TA-IV-2024 bis zum 27. September 2024 vorzugsweise per Mail an: bewerbungen@stk.nrw.de

bzw. auf dem Postweg an die

Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen
Referat I 2 – Personalangelegenheiten
40190 Düsseldorf

 

Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:

Anschreiben aktueller Lebenslauf Abschlusszeugnisse, durch die das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird Arbeitszeugnisse eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren) ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über www.karriere.nrw).

 

Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte das Stichwort „TA-IV-2024“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im PDF-Format zu übersenden.

Bei Übersendung auf dem Postweg: Bitte übersenden Sie keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.a. Unterlagen, da wir diese nicht zurücksenden. Bitte verwenden Sie auch keine Bewerbungsmappen, sondern heften Ihre Unterlagen lediglich zusammen.