Teamassistenz für das Vorzimmer der Präsidentin (w/m/d)

Sie arbeiten gern vernetzt und serviceorientiert? Sie sind bereit für Veränderungen? Verwaltungsabläufe sind Ihnen bekannt und Sie können flexibel in der Umsetzung denken? Dann suchen wir Sie!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt   

eine Teamassistenz für das Vorzimmer
der Präsidentin (w/m/d)

Die Tätigkeiten des Arbeitsplatzes sind mit der Entgeltgruppe 8 TV-L bewertet und umfassen insbesondere folgende Aufgabenbereiche:

Unterstützung der Präsidentin in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden des Präsidialbüros / Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gewährleisten Sie reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft. Sie sind als Ansprechperson für alle persönlichen, telefonischen und elektronischen Kontaktaufnahmen mit der Präsidentin zuständig. Sie koordinieren Postläufe und unterstützen bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Reisen. Zudem fertigen Sie diverse Korrespondenz der Präsidentin und erledigen Einzelaufgaben nach Weisung.

Im Einzelnen:

• Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten und anderen Kontaktaufnahmen
• Datenmanagement (Führen von Terminkalender, Wiedervorlagen, Kontaktdaten)
• Koordination des Posteingangs und des Postausgangs
• Terminassistenz (Unterstützung bei der Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Unterstützung beim Einsatzmanagement der persönlichen Fahrerin der Präsidentin
• Erledigung diverser Korrespondenz in Angelegenheiten der Präsidentin
• Führen der persönlichen Registratur der Präsidentin
• Protokollführung und Einzelaufgaben auf besondere Weisung

Was erwartet Sie?

• Ein vielseitiger Arbeitsplatz mit umfangreichen Fortbildungsangeboten in einem multiprofessionellen Team und in einem familienfreundlichen Umfeld mit flexibler Arbeitszeit und Möglichkeiten mobilen Arbeitens.

Was bringen Sie mit?

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung z. B. zur / zum Justiz- oder Verwaltungsfachangestellten oder zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement
• sehr gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Textverarbeitung
• vertiefte Kenntnisse in der Anwendung von Standardsoftware (u. a. MS-Office-Produkte, insbesondere Word, Outlook, Excel)
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• hohe Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
• Motivation und Lernbereitschaft
• Sicheres, gewandtes und freundliches Auftreten
• Teamorientierung

Was wäre darüber hinaus vorteilhaft?

• Kenntnisse der Organisationsstrukturen sowie der Verwaltungsabläufe einer Behörde, möglichst durch Berufserfahrung in der Landesverwaltung oder einer sonstigen öffentlichen Verwaltung
• Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagementsystem    

Wenn Sie uns bei diesen verantwortungsvollen Aufgaben unterstützen wollen, bewerben Sie sich bis zum 26.09.2024 online über Interamt.

Gerne steht Ihnen für weitere Fragen zu Ihrem künftigen Einsatzgebiet Herr Julian Kreul (Tel. 0211/ 3896-363) zur Verfügung.