Teamassistenz in den Arbeitsbereich 5 und 6

In der

Qualitäts- und UnterstützungsAgentur –
Landesinstitut für Schule (QUA-LiS NRW)

ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

einer Teamassistenz (m/w/d) im Arbeitsbereich 5 und 6 zu besetzen (Kennziffer: AB 5/6 TA). 

Das Tätigkeitsprofil der Stelle sieht bei der Erfüllung der persönlichen und fachlichen Voraussetzungen sowie der übertragenen Tätigkeiten anhand der Entgeltordnung zum TV-L eine Eingruppierung nach Entgeltgruppe 6 TV-L vor. Bei entsprechender Befähigung und Aufgabenzuweisung kann in der weiteren Entwicklung die Eingruppierung nach Entgeltgruppe 8 TV-L erfolgen.

Die Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule (QUA-LiS NRW) mit Sitz in Soest ist die zentrale Einrichtung für pädagogische Dienstleistungen des Landes Nordrhein-Westfalen. Sie unterstützt die Schulen bei ihrem Bildungs- und Erziehungsauftrag, berät und unterstützt das Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen (MSB) und fördert die gemeinwohlorientierte Weiterbildung in NRW. Mehr zu den Aufgaben der QUA-LiS finden Sie unter www.qua-lis.nrw.de.

 

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• organisatorische Unterstützung der Arbeitsbereichsleitung bei der Wahrnehmung ihrer strategischen und operativen Aufgaben, einschließlich der Übernahme von Querschnitts- und Leitungsunterstützungsaufgaben.
• Bearbeitung von komplexen Verwaltungsprozessen, insbesondere im Bereich der Mittelplanung, -verwaltung und -kontrolle sowie der Unterstützung bei Vergabeverfahren nach den Vorgaben des Landes NRW.
• Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Verwaltungs- und Entscheidungsvorlagen, einschließlich der Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen und formgerechten Verwaltungsschreiben.
• Abwicklung und Koordination von Werkverträgen und Honoraren, einschließlich Überwachung der Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen, Fristenkontrolle und Dokumentation.
• Betreuung von Projektgruppen und Arbeitskreisen, einschließlich Terminplanung, Sitzungsvorbereitung, Protokollführung sowie der Abrechnung von Reise- und Verpflegungskosten.
• Organisation und Betreuung von Tagungen und Veranstaltungen, z. B. durch Planung und Steuerung der Abläufe (Raumorganisation, Verpflegungsmanagement, Erstellung von Unterlagen, wie Namensschilder oder Teilnehmerlisten).

Die Zuweisung von (und ggf. weiteren) Aufgabenschwerpunkten richtet sich nach den Erfordernissen der aktuellen Arbeitssituation und kann auch in anderen Arbeitsbereichen der QUA-LiS NRW erfolgen.

 

Fachliches Anforderungsprofil:

zwingend erforderlich:

• abgeschlossene Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung (ehemaliger mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst, Verwaltungsfachangestellte/r, erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs I) oder abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement/Bürokommunikation oder Vergleichbares;
• Sicherheit im Umgang mit Office-Programmen (z. B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware);
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie nachweisbare Erfahrung in der Erstellung von Texten und Bericht.

wünschenswert:

• erweiterte Kenntnisse im Reisekostenrecht, Haushaltsrecht des Landes NRW; alternativ die Bereitschaft, sich entsprechende Kenntnisse aktiv anzueignen;
• Erfahrung in der Bearbeitung von Vergabeprozessen;
• Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung und im Umgang mit Geschäftssoftware (z. B. für Finanzverwaltung, Projektmanagement oder Buchungen);
• Erfahrung in der eigenständigen Organisation von Projektgruppen oder Veranstaltungen;
• Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams und in der Koordination von Arbeitsprozessen.

 

Persönliches Anforderungsprofil:

• Team- und Kommunikationsfähigkeit;
• Selbstständigkeit und Organisationsvermögen;
• hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit;
• Eigeninitiative.

Bei der QUA-LiS NRW gehören der wertschätzende Umgang mit kultureller Vielfalt sowie die Kommunikation und Interaktion zwischen Menschen verschiedener Herkunft und Lebensweisen zum Arbeitsalltag. In diesem Zusammenhang werden soziale und interkulturelle Kompetenzen erwartet.

 

Wir bieten Ihnen:

• einen interessanten und zukunftssicheren Arbeitsplatz;
• ein motiviertes Team, das sich schon auf Ihre Mitarbeit freut;
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung, u. a. durch Fortbildungsoptionen auch überfachlicher Art;
• Teilnahme an der mobilen Arbeit (Home-Office) - soweit die dienstlichen Erfordernisse erfüllt sind;
• Teilnahme an der flexiblen Arbeitszeit (Gleitzeit);
• Teilnahme an arbeitsbereichsübergreifenden sozialen Angeboten und Aktivitäten (u. a. zur Gesundheitsförderung).

Die hier geforderten Kenntnisse, Erfahrungen und Kompetenzen sind von Bewerberinnen und Bewerbern zum Zeitpunkt der Bewerbung nachzuweisen. Fehlende Nachweise werden nicht nachgefordert. Es gelten die eingereichten Bewerbungsunterlagen.

Der Dienstort ist Soest.

Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das Land Nordrhein-Westfalen ist weiter bestrebt, die Einstellung und Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen zu fördern. Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und diesen Gleichgestellten im Sinne des § 2 Abs. 3 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX) sind daher ebenfalls ausdrücklich erwünscht. Bei Angabe einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung fügen Sie bitte eine Kopie des entsprechenden Nachweises bei.

Die Bewerbung von Personen mit Einwanderungsgeschichte, die die Voraussetzungen erfüllen, wird begrüßt.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer AB5/6 -TA- (ausschließlich im PDF-Format) bis zum 27. April 2025 an personalstelle@qua-lis.nrw.de.

Eine Übersendung kann auch per Post bis zu o.g. Datum (Eingang bei der QUA-LiS NRW) an folgende Adresse erfolgen:

Qualitäts- und UnterstützungsAgentur 
– Landesinstitut für Schule  (QUA-LiS NRW) 
- Personalstelle -
Paradieser Weg 64
59494 Soest.

Sofern Sie Ihre Bewerbung in Papierform versenden, reichen Sie bitte keine Originaldokumente ein und verzichten Sie auf Bewerbungsmappen, Klarsichthüllen, Hefter und sonstiges Verpackungsmaterial. Die Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Unterlagen vernichtet.

Mit der Zusendung der Bewerbung ist gleichzeitig das Einverständnis erteilt, dass vorübergehend die für das Auswahlverfahren erforderlichen Daten gespeichert und verwendet werden. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten gelöscht, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Dieses Einverständnis kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; am weiteren Verfahren nehmen Sie dann jedoch nicht mehr teil.