Verwaltungsbeschäftige*r im Sekretariat (w/m/d)

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit Dreiviertel der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung im Umfang einer halben Stelle ermöglicht werden. Es handelt sich um eine Stelle mit flexiblen Arbeitszeiten.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG9a, je nach persönlicher Voraussetzung.

Unser Profil

Als Exzellenzuniversität genießt die RWTH Aachen weltweit ein hohes Ansehen in Forschung und Lehre. Bei uns wird Wissen transferiert und nachhaltige Lösungen von morgen entwickelt.

Das Institut für Quanteninformation forscht im interdisziplinären und internationalen Umfeld der Grundlagen und Anwendungen der theoretischen Quanteninformationsverarbeitung. Einen ersten Eindruck bekommen Sie hier: https://www.quantuminfo.physik.rwth-aachen.de/cms/~snon/

Ihr Profil

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder eine gleichwertige Qualifikation, vorzugsweise mit Berufserfahrung.
• Sie beherrschen die gängigen PC-Anwendungen (MS Office, SAP).
• Sie verfügen über gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig, zielorientiert und zuverlässig und verfügen über ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Sie haben einen ausgeprägten Teamgeist, können gut kommunizieren und vernetzt arbeiten.

Ihre Aufgaben

• Abwicklung der Finanzverwaltung (SAP & Kontoführung für Haushaltsmittel und nationale und internationale Drittmittelprojekte)
• Übernahme der Personalverwaltung (Erstellung von Verträgen & Verwaltung der Personalunterlagen)
• Betreuung der anfallenden Verwaltungsprozesse (v.a. Reisekostenverwaltung, Beschaffungsvorgänge)
• Betreuung internationaler Gäste (Korrespondenz, Reiseplanung, Abrechnung), Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (Konferenzen, Workshops) und Durchführung der Lehre
• Regelmässige Updates der Instituts-Website

Sie führen das Sekretariat unseres Instituts mit 3 Professuren und Arbeitsgruppen, arbeiten eigenverantwortlich und unterstützen uns bei sämtlichen organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben. Ein wertschätzendes und dynamisches Team freut sich auf Ihre Bewerbung.

Teilzeit-Informationen

Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung im Umfang einer halben Stelle ermöglicht werden. Es handelt sich um eine Stelle mit flexiblen Arbeitszeiten.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Besoldung / Entgelt

bis zu EG9a, je nach persönlicher Voraussetzung