Beschäftigte*r (m/w/d) im Sekretariatsbereich

Das Mathematische Institut der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf sucht für den Lehrstuhl für Algebra und Zahlentheorie geeignete Kandidat*innen für eine Stelle als

Beschäftigte*r (m/w/d) im Sekretariatsbereich

Aufgabenschwerpunkte

• allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie Schriftwechsel oder Terminplanung
• Unterstützung bei der Organisation des Studienbetriebs, Bearbeitung von Anliegen der Studierenden, Abwicklung von Publikumsverkehr
• Einpflegen der Lehrveranstaltungen oder Studienleistungen in elektronische Systeme, Pflege von Internetseiten des Instituts
• Verwaltungs- und Organisationsaufgaben für das Institut, z.B. Unterstützung bei: der Mittelverwaltung (Kontrolle von Haushaltsmitteln, Personalmittelbudgets, Drittmitteln), der Archivierung, der Einrichtung von Mitarbeiterstellen, der Personal- und Stellenverwaltung, der Koordination studentischer Hilfskräfte
• Unterstützung bei der Verwaltung laufender Drittmittelprojekte und der Antragstellung neuer Projekte
• Materialverwaltung, Bestellungen, Überwachung der Lieferungen
• Rechnungsanweisungen und Vorbereitung von Kontierungen
• Post- und Telefondienst, Internetrecherche, Reisebuchungen
• Hilfe bei der Veranstaltungsorganisation für Vorträge und Tagungen

Ihr Profil

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Beruf; alternativ einen Hochschulabschluss mit entsprechender Berufserfahrung in einem kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Bereich
• selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise, organisatorisches Geschick sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Bereitschaft, mit den anderen Sekretariaten des Instituts zu kooperieren und diese auch bei Bedarf zu vertreten; soziale Kompetenz im Umgang mit Studierenden, Mitarbeiter*innen und Gastforscher*innen
• sicherer Umgang mit: verwaltungstechnischen Vorgaben (z.B. zum Arbeits- und Gesundheitsschutz), Prüfungs- und Studienordnungen
• sicherer Umgang mit den üblichen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) und dem Internet bzw. internet-basierten Plattformen und Kommunikationswegen
• gute Fähigkeit im (kaufmännischen) Rechnen, Kenntnisse in der Verwaltung von Budgetmitteln
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil
• die Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere relevante Software, wie z.B. Haushaltsverwaltungssysteme und mathematische Textverarbeitungssysteme (LaTeX); Beteiligung an der Pflege des Internetauftritts

Unser Angebot

• einen unbefristeten, zukunfts- und standortsicheren Arbeitsplatz
• die Stelle ist wahlweise in Teilzeit (50%) oder Vollzeit zu besetzen
• attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. durch variable Arbeitszeitmodelle, Heim- und Telearbeit sowie Ferienfreizeitangebote für Kinder
• einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum in einem engagierten und freundlichen Team
• eine interessante, vielseitige und durch Ihr persönliches Engagement zu gestaltende Aufgabe in Düsseldorf

Über uns

Die Heinrich-Heine-Universität vertritt das Prinzip „Exzellenz durch Vielfalt“. Sie hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und erfolgreich am Audit „Vielfalt gestalten“ des Stifterverbandes teilgenommen. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert und hat sich zum Ziel gesetzt, die Vielfalt unter ihren Mitarbeiter*innen zu fördern.

Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Die Bewerbung schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen ist ebenso erwünscht. Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.

Kontakt

Prof. Dr. Benjamin Klopsch
0211/81-11364